Marketing u praksi | Event (engl.) ili događaj

Event (engl.) ili događaj

jasnakamatovic | 19 Januar, 2009 20:26

Zašto je važno organizovati ga, kada i kako?

U novembru mesecu sam prisustvovala IDC konferenciji Business Intelligence u BG-u i tu sam sasvim slučajno susrela jednog našeg korisnika (kojeg nisam videla sigurno godinu dana) koji me je pitao: Da li i ove godine pravite event u decembru? Dolazim bez obzira da li si me planirala ili ne... tako da... ubaci jednu pozivnicu više! :)))

Baš lepo! I baš sam bila zadovoljna jer smo prethodnih godina puno uložili u evente i trudili se da ih organizujemo, bar 2-3x godišnje. Sve vreme smo, onako međusobom razgovarali i... nije da nije bilo efekata :)) naprotiv, ali smo stalno imali utisak da uvek može bolje, tražili zamerke, propuste. Znate kako je, ako imate korisnika sa kojim imate skoro prijateljski odnos i pitate ga nešto, vrlo je verovatno, da će iz kurtoazije dati odgovor koji želite da čujete, a ovo u BG-u mi je bilo tako spontano i iskreno.

Iskustvo:
Ovaj model nam se pokazao kao dobar u svakom smislu (naročito komarketinški što je vrlo važno)... i trudiću se da što manje koristim stranih reči, mislim na eng.

Šta je event? Događaj (ili dešavanje) koji ima funkciju promocije ili prezentacije. Uglavnom je usmeren na B2B.

Cilj: povećanje prometa kroz robu ili usluge, prepoznatljivost Vaše firme, ljudi koji u njoj rade, povećanje i uticanje na lojalnost Vaših korisnika/klijenta i sl., i tzv. svesnost prema brendu (prva asocijacija kada pomisle na Vašu delatnost/proizvod/uslugu budete Vi kao firma (ili obrnuto – ovo je posao marketinga). Shvatili smo tokom godina da su klasične prezentacije i promocije na neki način prevaziđene. Stalno se traži nešto novo, drugačije.

Koncept: u zavisnoti od teme (ili koncepta) događaja zavisi gde ćete organizovati, kako, koga ćete pozvati (ciljna grupa), koliko će vremenski trajati itd.

Pripreme (bar mesec dana pre):

napravite spisak zvanica. Dobro je da iz svake firme pozovete po 2-3 ljudi da ne dolaze sami jer se često dešava da ne dođu iz tog razloga, jer im je neprijatno što npr. nikog ne poznaju. Top menadžment pravi (svako svoj) spisak koji se posle objedini u jedan. Bilo bi dobro da se na spisku nađu i firme sa kojima još niste sarađivali a planirate. Od broja pozvanih, na event će Vam doći oko polovina. Toliko eventa sam organizovala i svaki put je bilo tako: između polovine i 2/3 se odazovu.
pozivnice: bez obzira što savremeno poslovanje podrazumeva da komunicirate putem e-maila naše iskustvo je – ništa bez papira! tj dok sami ne napravite i odštampate pozivnice. Gledajte da ih pošaljete 5-7 dana pre samog eventa, idealno je da im stignu u ponedeljak ako je event u petak. Tako će imati vremena da se organizuju i na neki način im šaljete poruku da poštujete njihovo vreme.
Pozivnica na prvoj strani obavezno ima logo Vaše firme, temu eventa ili naslov (i logo druge firme/partnera ukoliko organizujete sa nekim zajedno). Txt u unutrašnjosti pozivnice treba da ima 5+1 (ko, šta, gde, kada i kako) i da bude strogo informativnog karaktera. Nemojte ga ulepšavati kao da ih pozivate na venčanje; dragi naši, dana tog i tog u toliko sati... okupićemo se zbog... svojim prisustvom uveličajte...
Kada im pozivnice stignu – odmah sutradan pozovite svakog telefonom. Nemojte da ovo radi sekretarica za Vas. Zovite lično. Svako svog gosta.
Ipak je lični kontakt ne prevaziđen način komunikacije a na taj način im i pokazujete koliko ih uvažavate i pružate im priliku da Vam objasne razloge ukoliko ne mogu da dođu. Za ovo Vam treba ceo jedan radni dan.
prostor: vodite računa gde se održava. Ovo Vam diktira i koncept događaja ali i vrsta gostiju koje pozivate. Nema potrebe da ih vodite u Hajat i sl. jer prostor je u službi eventa a ne obrnuto, mada može mnogo da doprinese, i samoj atmosferi i ukupnom utisku.
Ukoliko dobro ne poznajete prostore - podrazumeva se: put pod noge pa u obilazak. Ugovorite sastanak sa menadžerima i sakupite ponude sa cenama iznajmljivanja (zbog budžeta koji imate).
Proverite da li zadovoljavaju sve tehničke uslove: video bimm, mikrofoni, TV, ozvučenje... - i ovo zavisi od koncepta. Dobro osmotrite gde ćete postaviti banere, roll-upove i sve ostalo što je potrebno za brendiranje.
Proverite kakva je logistika i da li je imate na raspolaganju: pomoćni momci, hostese, garderoba, parking... o svemu morate voditi računa.
Lično, volim da se stavim u ulogu gosta od trenutka kada krene na event pa do trenutka kada krene kući... tako ćete najbolje izbeći moguće propuste koji su ustvari sitnice ali to toliko može da pokvari celokupan utisak. Ne želite da Vam gosti dođu besni, iznureni ili iznervirani zbog pauka :( ili što niko nije u garderobi da ostave kapute...
datum: ili bolje dan održavanja – najbolje je petak, kraj nedelje, uglavnom su svi dobro raspoloženi zbog predstojećeg vikenda a u podsvesti im ne stoje obaveze koje imaju.
vreme: planirajte početak između 10 i 12 časova. Tako im pružate i priliku da se ranije „izvuku“ sa posla i malo opuste. Oficijelni deo ili sama prezentacija ne bi trebala da traje duže od sat/1,5 vremena. Opušteni deo ili koktel bar još toliko.
pravite spisak svih potrebnih stvari koje treba da ponesete a bilo bi dobro da ih odnesete jedan dan pre, ako je moguće.
pokloni: bez poklona nemojte event i organizovati. Ukoliko imate skroman bužet pa nemate na lageru marketing materijala koje ljudi vole: olovke, blokove, razne gedžete i sl. upakujte im bar nešto... promo materijal sa temom eventa nemojte propustiti jer je to i cilj – promocija.
Vremena imate dovoljno – meseca dana – da naručite nešto, odštampate i ništa ne delite bez logoa Vaše firme tj brendinga.
koktel ili ručak: ovo se podrazumeva. Ne zato što svi vole da se goste, to nije primarno već zato što su kokteli nakon prezentacija i promocija lep način da se svi međusobno družite. Tako sami stvarate priliku da se upoznate i da Vaši korisnici ili klijenti razmene mišljenja ili iskustva.
Lično, pravila sam veliku grešku kada negde odem: čim se sama promocija završi, odmah krenem nazad u firmu, pa su me kritikovali zbog toga. Ručak ili koktel su zaista lepa prilika koju nemojte propuštati :). Teme su uglavnom uopštene a ljudi opušteni.
Obavezno tražite da se upoznate sa kuvarom ili osobom zaduženom za ketering. U zavisnosti ko su Vam gosti - birajte i hranu i piće. Stariji uglavnom vole nešto što je bazirano na tradicionalnoj kuhinji, a mlađi uglavnom na bazi kanapea i koktel peciva...
Vodite se time sve vreme priprema eventa: ko su ljudi koji će Vam doći, šta je to što će im zadržati pažnju i ostaviti pozitivan utisak o celom dogođaju.
dan pre: proverite na spisku ko je sve potvrdio dolazak, pozovite osobu za kontakt gde se event i održava da proverite da li je sve ok. Proverite i dopunite svoj spisak neophodnih stvari koje morate poneti a bez kojih organizacija i sam event neće biti u redu: npr. fotoaparat i kamera za arhivu, materijal za „brendiranje“, spisak gostiju za hostesu, upitnici ili ankete ako ih imate, saopštenje za javnost, agendu za goste, sinopsis za menadžment i partnere, pokone, promo materijal...
mediji: ako je moguće pozovite što više medija, njihovih predstavnika, ljudi iz menadžmenta, urednika, direktora i sl – u zavisnosti kakav odnos imate i u kojoj meri ih poznajete. Pozivate ih kao goste.
Oni će sami proceniti da li će poslati ekipu ili novinare da sve zabeleže i objave. Sve jedno – Vi budite spremni: pripremite saopštenje, izjavu za medije i sve drugo što je potrebno.

Dan eventa:

Vaš posao kao marketing menadžera je da sve bude „cakum-pakum“. Taj dan za Vas odmora i uživanja nema – na ovo budite spremni! Niko drugi neće uraditi Vaš posao organizatora jer ste Vi postavili ciljeve, Vi odgovarate za efekte. Vaš posao je marketing. Sve i svakoga držite na oku: od gostiju, preko Vaših kolega, direktora, do konobara. Propusta ne sme biti (ili što manje).
Odlazite na mesto održavanja min 2 sata ranije. Sa sobom povedite nekog ko će Vam pomoći. Prvo što treba da uradite je da proverite da li je sve ok i da li je svako uradio svoj posao kao što ste isplanirali. Često se desi (ne namerno) da ljudi u poslednjem trenutku pogreše i naprave neki propust. Postavite brending materijal, poklone, upitnike, tehniku, proverite ozvučenje, hostese... Uglavnom, umorićete se... pola sata pre popijte kafu ili napravite sebi prostora da se odmorite, presaberete, pripremite.
...Gosti polako dolaze i tek tada ćete videti koliko ste bili dobri u pripremama i da li je sve onako kako treba.
Stvari već kreću nekim svojim tokom :)))

PS: Nakon eventa: ovo mi je najlepši deo!

Zamolite kuvara i konobare da Vam svu hranu koja je ostala spakuju! Ne zato što je varijanta „uzmi ćeri tri, neće se baci! – već da odnesete kolegama u firmi :))). Dok ste se Vi „eventirali“ oni su i dalje radili i stvarno je ovo lep način da pokažete kolegijalnost i da mislite i na njih. To što ste u top menadžmentu nema nikakve veze, ipak sa tim ljudima provodite 5 dana u nedelji po osam sati :). Sve ovo plaća Vaša firma i svi ste podjednako učestvovali da se taj novac potroši.

Ponesete hranu, (uz-put kupite i piće) okupite se svi zajedno, uglavnom prepričavate kako je bilo, šta se dešavalo na eventu, u firmi u Vašem odsustvu... opuštena atmosfera. Znate kako se obraduju! :) i kako to prija.

Tek nakon par dana, kada sve „legne“ videćete koliko ste bili uspešni.

Efekti promocije su se, kada je naše iskustvo u pitanju, pokazali odmah - sutradan tj već od ponedeljka! Zato je važno da koncept i tema eventa budu interesantni, da gosti u tome prepoznaju svoj direktan benefit (korist) i ako je moguće da se na neki način edukuju i saznaju nešto novo i drugačije.

Na blogu Dragane Djermanovic imate zaista sjajan post uspešnog eventa!